イタい人がよくやる部下への指示の出し方!伝えることが苦手な人へ

仕事術に関する記事まとめ

「仕事の指示通りに部下が動いてくれない。。。」なんて家でグチってませんか?

「今の若いヤツらは使えない・・時代も変わったもんだな」と思っているようでは状況は変わりません。

原因は部下にあるのではなく【あなたの伝え方】なのですから。

ざっくりいえば

  • 指示とは、伝えることではなく、相手に行動してもらうことだ。
  • 相手に聞く耳をもってもらう指示の出し方がある。
  • 指示の出し方に悩んでも意味がないケースがある

“伝える力”があれば仕事は180度ラクになる♪

部下が思ったように動かない原因はアナタ

指示を出しても、自分の思い通りに人が動いてくれない(汗)
自分の伝え方がマズかったのかと反省しても同じことの繰り返し。

こういう悩みを持つ人に効果のある
【伝え方】について、自分の失敗談をもとに話します。

 

相手に伝える内容はシンプルにする!

ここでいうシンプルとは「指示する数」「話すボリューム」の2点を指します。

1回の指示で盛り込むテーマは一つに絞るべきです。
何回も話すのが面倒で、1回の会話で済ませてしまう人は要注意!

頭に浮かんだことをベラベラ話すのはNGです。

“あなたが話す時間”と“相手の理解度”は比例しません。

もちろん情報量が必要な時はあります。
しかしソレは【話しの要点】が相手にしっかり伝わってからでないと意味がありません。

相手が情報を受取る用意ができないうちに、長々と話しても時間のムダ。

話す順番が大事です!

 

【誰に何を、いつまでにしてほしいのか】を明確に伝えること!
あなたが指示を出す理由はただひとつで、【話し相手に行動を起こさせること】。

ここをミスると、やってほしい行動を引き出せません。

 

シンプルすぎと思うかもしれませんが【人を動かす】のがゴールです。

伝えるのが目的ではない!行動してもらうことだ!

相手に、あなたの想いや悩みなどを共感してもらうのが先ではありません。
行動してもらうのが先です。

ビジョンを伝えることが重要だと言われますが、ソレはもっと大きな話しで、今回は「日々の仕事の指示」がメインテーマ。

 

極端かもしれませんが、相手にどう思われようが【正しく行動してもらえれば】仕事は円滑に進むのではないでしょうか?
そこが最低条件で、そこから双方の理解も生まれるのです。

あなたは【どうやったら相手が行動してくれるのか?】について気にするだけ。
わたしが注意していることを書いてみますね。

・情報量をできるだけシンプルにする(話しが多いと混乱する)

・「なに」「なぜ」「どのように」「だれが」「いつまでに」を明確に話す。
場合によっては口頭ではなくてメモ書きなどカタチに残すことも必要!・ぼやかした表現はしないこと。

早めにコレやっといて・・・「早め」と言っても人の解釈はさまざま。

相手に緊急度を強調すべき場合もあるし、「○日の△時までに提出」という言うべき。

 

「これ3人でやっておいて」と指示されただけで、部下は動くでしょうか?

具体性がない指示に部下は戸惑うだけです。プロジェクトのリーダーは誰で、仕事の分担はどうすればいいのか?

もしかしたら部下の自主性を伸ばすために、わざと曖昧に指示したのかもしれませんが部下はポカーンです。

「具体的に支持してほしい」と思っていますよ。

具体的な指示が難しい⇒「問い」を具体的に伝える

例えば「○○についての資料を集めておいてくれるかな」では抽象度が高すぎて、頼まれたほうも困ります。

どこまで集めれば良いのか分からないからです。

そんなときは、なぜこの指示を自分は出そうとしてるかを考えてください。仮説があるから、その資料を探してるはずです。

仮説が正しいか、正しくないかを調べるための資料がほしいと指示すれば良いのです。

具体的にするには難しい、そのまま言えば抽象度が高い。そんなときには、自分の仮説、問いをそのまま伝えましょう。

 

状態動詞で指示しない!

例えば、自社のサービスを改善したいときに
「お客様目線で考えてよう」と言われても、部下はピンときません。

「状態動詞」ではなく「動作動詞」で指示しましょう。

「お客様からのクレームを集めて、パターン化して分類してみよう」

「自分がお客なら、どんな点が気になるか、100個あげてしてみよう」

相手にしてもらっているのか?

相手に行動を起こしてもらうには【相手に聞く耳をもってもらう】ことが必要です。その時に注意すべきポイントをあげておきます。

【なぜ】から始める

指示を出す前に【なぜ、このアクションが必要なのかをハッキリさせること】。

理由なしに指示だけ出されても、ポカ~ンでしょう(笑)

 

ダメな例と、「なぜ」を含めた例文を2つ紹介します。

「今すぐに○○にファックスしておいて」

「○○がカンカンなんだ~今すぐに○○にファックスしておいて」のほうが明らかに緊急度が伝わると思いませんか?

さらに上から目線にとられることもないです。

 

机の上をキレイにしてほしい時に、「仕事の効率がどうのこうの」と話すよりも

「本部の監査があるから机の上をキレイにしておいて」と言えば即行動してもらえます。

常に監査があるとは限りませんからケースバイケースです。

 

「君は◯◯が得意だから、お願いできるかね」(◯◯はエクセルとか)

アナタが◯◯が不得意だから部下に回しているように聞こえます。

自分では部下を褒めつつ指示したつもりが、全然伝わらず逆に不満を持たれることもあります。

 

【補足】「◯◯君が作った資料を参考にして。。。」

たしかに具体性は上がりましたが、「◯◯君」が余計ですね。相手と◯◯君の比較にとられがちなので、注意してください。

悩まなくて良いことは悩まない

机の上をキレイにしておくことは、仕事の効率を高めるのは間違いありません。

ただしキレイにできない人は、何を言ってもできないのです。

コレは習慣というか性格の問題です。理論的な話しをクドクドするよりも強気の行動のほうが結果は早いです。

 

例えばあらかじめ、【机の上に物をおいて帰宅した場合は、即ゴミ箱行き!】というルールを作るだけで良いのです。

下手に頭で理解してもらうよりも行動で示すほうが早いのです。

 

このように【指示の出し方】は重要ですが、どうしようもないパターンもあるのです。

そこを履き違えていつまでも【どうしたら、動いてくれるんだろう】と悩んでいるのは時間のムダではないでしょうか?

人の性格をどうしたら変えることができるのかと悩んているようなもの。

相手に納得して行動してもらうには「なぜ」と「シンプルな指示」で十分。

 

仕事上、必要な行動は堂々と話すべき

「申し訳ないんだけど~」「相談なんだけど」とか言って相手の顔をみて指示を出されるほうが、相手はムカつくでしょう。

 

【申し訳ないなら、頼むな!】と思われるがオチ。

【相談なんだけれども】も口癖になってる人いますね。

「相談」という名の命令になってませんか?それなら言わないほうがマシですよ。

 

行動に対する【感謝の気持ち】や【評価】をきちんする

感謝や評価を疎かにしている人は、いい信頼関係もなく【今の若者はダメだね~】と酒の席で恥ずかしがることなく我が物顔でグチっていますね

まとめ

あなたの目の前に起きている問題は、あなたの鏡であり、まいた種だということを強く認識しないといけません。

自分が変われば相手も変わるのです。

営業担当に多いのですが、【仕事を人に回すことが仕事】と勘違いしているイタい人がいるので気をつけましょう。

権限をもっている人間ほど、権限をもっていない人間に必要以上に仕事を回してパンクさせていますので。

感謝の気持ちは忘れるべからず!

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